Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie nach Maßgabe der Art. 12 ff. DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Hinblick auf unser Hinweisgebersystem informieren.
Verantwortliche Stelle
CiS Forschungsinstitut für Mikrosensorik GmbH
Konrad-Zuse-Str. 14
99099 Erfurt
Tel.: +49 361 663 1410
E-Mail: info@cismst.de
URL: https://www.cismst.de
Geschäftsführer: Prof. Dr. Thomas Ortlepp und Thomas Brock
Amtsgericht Jena HRB 110584
Datenschutzbeauftragte
Der Verantwortliche hat eine Beauftragte für den Datenschutz bestellt. Betroffene können die Datenschutzbeauftragte direkt kontaktieren:
Juno – Datenschutz auf Augenhöhe
Frau Julia Pudenz
Fischersand 50
99084 Erfurt
Phone: +49 361 663 1475
E-Mail: datenschutz@cismst.de
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung unseres Meldesystems zur Abgabe von Meldungen ist grundsätzlich ohne jede Angabe von personenbezogenen Daten möglich und entspricht damit den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes im Hinblick auf die Anonymität des Meldesystems. Personenbezogene Daten der meldenden Person werden nur dann verarbeitet, wenn sich diese meldende Person bewusst und freiwillig dazu entschließt, ihre personenbezogenen Daten bei der Meldung anzugeben. Im Übrigen werden diejenigen personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, die von der meldenden Person im Zuge der abgegeben Meldung genannt werden (z.B. Beteiligte des gemeldeten Rechtsverstoßes, Zeugen etc.).
Wenn Sie über das Meldesystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen (sofern von Ihnen angegeben)
- Ihre Anschrift (sofern von Ihnen angegeben)
- Ihre E-Mail-Adresse (sofern von Ihnen angegeben)
- Ihre Telefonnummer (sofern von Ihnen angegeben
- etwaige personenbezogene Inhalte der von Ihnen abgegebenen Meldung sowie den Umstand, dass Sie eine Meldung abgegeben haben (sofern Ihnen dieser Umstand zuzuordnen ist)
Namen von Personen sowie sonstige Informationen und personenbezogene Daten der in der Meldung als Beteiligte oder Zeugen des Rechtsverstosses genannten Personen (soweit im Rahmen der Meldung angegeben)
Zweck der Verarbeitung
Wir haben ein Meldesystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz etabliert welches dazu dient, Meldungen und Hinweise in Bezug auf mögliche Rechtsverstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten, zu dokumentieren und zu verwalten. Hierin liegt auch der Zweck der Datenverarbeitung.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Daten der meldenden Person
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der meldenden Person erfolgt auf Basis einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung erfolgt durch Abgabe der Meldung unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mailadresse. Wie dargestellt, ist die Einwilligung ebenso wie die Angabe der personenbezogenen Daten freiwillig.
Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann jederzeit formlos unter den o.a. Kontaktdaten erklärt werden.
Zum Widerruf der Einwilligung weisen wir jedoch ausdrücklich darauf hin, dass je nach Stand der Bearbeitung des betreffenden Vorganges eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten möglicherweise nicht mehr abgebrochen werden kann, wenn wir als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und das Meldesystem aufgrund des Inhaltes und der Art der Meldung Behörden oder Gerichte eingeschaltet haben. Wir weisen bereits jetzt darauf hin, dass wir in solchen Fällen nach Widerruf der Einwilligung die personenbezogenen Daten auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände weiterverarbeiten; konkret auf Grundlage einer etwaigen rechtlichen Verpflichtung aufgrund unserer Beteiligung in einem Straf-, Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Fällen in der Aufdeckung und Prävention von Missständen und Rechtsverstößen.
Übermittelte Daten von Dritten
Werden durch die meldende Person im Rahmen des Meldevorgangs personenbezogene Daten Dritter übermittelt (Beteiligte oder Zeugen von Rechtsverstößen), so verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für den Verantwortlichen, seinen Mitarbeitern und Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Die Abgabe von Meldungen und damit die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nicht-Abgabe von Meldungen oder personenbezogener Daten innerhalb der Meldung hat keine Auswirkungen auf das etwaige Beschäftigtenverhältnis der meldenden Person mit dem Verantwortlichen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden stets streng vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der internen Meldestelle und alle bei der Bearbeitung einer Meldung einbezogenen Mitarbeiter werden ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Empfänger der personenbezogenen Daten
preeco GmbH (technischer Anbieter Meldesystem)
Das Meldesystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Preeco GmbH, Magirus-Deutz-Straße 14, 89077 Ulm („preeco“), im Auftrag des
Verantwortlichen betrieben. Das Meldesystem wird als SaaS-Service zur Verfügung gestellt und entspricht allen aktuellen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur einem beschränkten und von dem Verantwortlichen definierten Kreis von Mitarbeitern des Verantwortlichen möglich. Die Datensicherheit wird in einem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Name der Ombudspersonen (interne Meldestelle)
Als Ombudspersonen für die Funktion der internen Meldestelle gem. Hinweisgeberschutzgesetz sind Herr Thomas Brock, tbrock@cismst.de und Herr Prof. Dr. Thomas Ortlepp, tortlepp@cismst.de benannt.
Behörden
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten in Einzelfällen für weiterführende Ermittlungen an Dritte oder Behörden weitergeleitet, wenn es zur Aufklärung eines rechtswidrigen Verhaltens oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen.
Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern wir gesetzlich zur Weitergabe der Informationen verpflichtet sind, erfolgt die Weitergabe auf Basis von Art. 6 Abs.1 lit. c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
Betroffene der Meldung
Wir sind grundsätzlich gesetzlich gemäß Art 14 DSGVO dazu verpflichtet, Dritte darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Wir kommen dieser Pflicht nach, soweit und sobald diese Informationen die weitere Rechtsverfolgung im Hinblick auf den gemeldeten Rechtsverstoß nicht mehr gefährdet.
Die Identität des Hinweisgebers wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Übermittlung in Drittländer
Die Datenverarbeitung im Rahmen des Meldesystems erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.
Betroffenenrechte
Ihre Rechte als Betroffener umfasst das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt; Postanschrift: Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt; Tel.: 0361 / 57 311 29 – 00, Fax: 0361 / 57 311 29 – 04, E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist.
Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
